Allgemeine Geschäftsbedingungen

Stand: 11.07.2023

Allgemeine Geschäftsbedingungen der xek GmbH für die Nutzung von Software über das Internet (Software as a Service)

1. Allgemeines

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen legen die Beziehungen zwischen dem Unternehmen xek GmbH (nachfolgend „Anbieter“ genannt) und dem Account-Ersteller (nachfolgend „Kunde“ genannt) fest.

 

Der Anbieter stellt Dienste im Rahmen der Vertragsanbahnung auf der Grundlage dieser Geschäftsbedingungen zur Verfügung, die Teil des Leistungsvertrags sind. Abweichungen von diesen Geschäftsbedingungen sind nur gültig, wenn sie schriftlich von dem Anbieter bestätigt wurden. Der Anbieter ist berechtigt, diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen jederzeit mit einer angemessenen Ankündigungsfrist zu ändern. Wenn eine Änderungsmitteilung veröffentlicht wird, hat der Kunde das Recht, den Vertrag außerordentlich zu kündigen. Die Änderungen gelten als genehmigt, wenn der Kunde nicht innerhalb von 14 Tagen schriftlich dagegen Einwendungen erhebt.

 

 

2. Vertragsgegenstand, Vertragsabschluss
2.1     Vertragsgegenstand

Der Anbieter bietet seinen Kunden Dienstleistungen über das Internet im Bereich kaufmännische Software (im Folgenden, auch bei Mehrzahl: APPLIKATION) an. Der Vertrag beinhaltet die Nutzung von Software des Anbieters über das Internet und die Speicherung von Daten des Kunden (im Folgenden: VERARBEITUNGSDATEN). Dieser Dienst unterstützt Unternehmer bei der Erstellung, Verwaltung und dem Herunterladen von Belegen und Rechnungen im Zusammenhang mit der kaufmännischen Rechnungslegung.

 

Zusätzlich bietet der Anbieter auch Lösungen für die Auftragsabwicklung, Artikelverwaltung und Automatisierung für Verkäufer, die Produkte über einen oder mehrere Online-Kanäle verkaufen. Dazu stellt der Anbieter Schnittstellen zu Quellsystemen, eigene Funktionen und Schnittstellen zu Drittsystemen bereit. Des Weiteren bietet der Anbieter eine Möglichkeit die Kontoauszugsinformationen (CSV-Dateien) für ein Drittsystem(Buchhaltung) zu formatieren.

 

Der Kunde kann auch über den Anbieter die Überprüfung und Anforderung von eingehenden Rechnungen per E-Mail veranlassen, aber der Anbieter übernimmt keine Gewährleistung für die ordnungsgemäße und vollständige Indexierung und Bereitstellung dieser. Der Kunde ist dafür verantwortlich die erfassten Daten zu überprüfen.

 

Alternativ kann der Kunde die Funktion "Zentrales E-Mail-Postfach" nutzen, bei dem der Anbieter die eingehenden Rechnungen automatisch verarbeitet und es per Schnittstelle zu Drittsystemen (Buchhaltung) weiterleitet oder per Importfunktion (CSV-Dateien) die Bestelldaten hochzuladen, um die Artikelverwaltung sowie die Anforderung der Rechnungen zu vervollständigen.

2.2     Registrierung und Vertragsabschluss

Nachdem man sich auf https://www.anifora.io registriert hat, erhält der Kunde ein persönliches Konto, bestehend aus E-Mail-Adresse und Passwort, das er bei der Registrierung selbst erstellt hat. Der Kunde darf diese Zugangsdaten nicht weitergeben und muss sie sicher aufbewahren.

 

Wenn man sich für den Dienst anmeldet, verpflichtet man sich nur wahrheitsgemäße Angaben über seine Person und gegebenenfalls über sein Unternehmen zu machen und seine Daten ständig aktuell zu halten. Es ist nicht erlaubt sich unter falschem Namen, falscher Adresse und fiktiven E-Mail-Konten zu registrieren. Sollten offensichtlich falsche Angaben gemacht werden, behält sich der Anbieter vor, das Konto zu löschen.

 

Der Vertragsabschluss erfolgt mit dem Anbieter:

 

xek GmbH

Duisburgerstr. 9

40477 Düsseldorf

 

2.3     Pflichten der Vertragspartner

Der Kunde verpflichtet sich, die Plattform https://www.anifora.io/ nicht auf unangemessene Weise zu nutzen und insbesondere keine Daten auf die Plattform hochzuladen, die einen Computer-Virus (Schadsoftware) enthalten und sie nicht auf eine Weise zu nutzen, die die Verfügbarkeit der Plattform für andere Kunden beeinträchtigt.

 

Der Kunde verpflichtet sich auch, den unerlaubten Zugriff Dritter auf die Software durch geeignete Vorkehrungen zu verhindern. Dazu gehört insbesondere, die E-Mail-Adresse und das Passwortgeheim zu halten und sie nicht Dritten zugänglich zu machen. Der Kunde ist auch verantwortlich für die Eingabe und Pflege seiner Daten und Informationen, die zur Nutzung des SaaS-Dienstes erforderlich sind. Das umfasst insbesondere die Erstellung und Pflege der kostenpflichtigen Nutzerkonten.

 

2.4     Softwareüberlassung

Der Anbieter bietet dem Kunden die Möglichkeit, die Softwarelösung während der Abonnementsdauer über das Internet entgeltlich zu nutzen. Hierbei wird die Software auf einem Server des Anbieters gespeichert, der für den Kunden über das Internet erreichbar ist. Updates, Upgrades und Speicherplatz sind im Abonnement inbegriffen.

 

Der aktuelle Funktionsumfang der Software kann auf der Webseite des Anbieters unter https://www.anifora.io eingesehen werden.

 

Der Anbieter überwacht die Funktionsfähigkeit der Software laufend und behebt schnellstmöglich alle Softwarefehler, die die Nutzung der Software beeinträchtigen oder unmöglich machen.

 

2.5     Preis, Zahlungsmodalitäten

Der Preis für die Nutzung der APPLIKATION und die Speicherung der VERARBEITUNGSDATEN wird nach der Preisliste des Anbieters (https://www.anifora.io/preise) berechnet, die zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses gilt.

 

Der Preis wird monatlich nachträglich berechnet und sofort fällig, es sei denn, es wurde etwas anderes vereinbart. Die Zahlung erfolgt über eines der angebotenen Zahlungsmethoden.

 

Die Rechnungen werden im PDF-Format an die vom Kunden angegebene E-Mail-Adresse gesendet und auch an den angegebenen Drittanbieter (Buchhaltung) per Schnittstelle weitergeleitet.

 

Alle Preisangaben sind zzgl. Umsatzsteuer in der jeweils geltenden Höhe zum Zeitpunkt der Leistungserbringung.

 

2.6     Laufzeit, Kündigung, Pflichten

Das Vertragsverhältnis beginnt mit Zustandekommen des Vertrags und wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.

 

Das Vertragsverhältnis kann vom Kunden mit einer Frist von einem Werktag, vom Anbieter mit einer Frist von vier Wochen zum Ende eines Monats ordentlich gekündigt werden. Die Kündigungserklärung bedarf der Textform.

 

Die außerordentliche Kündigung bleibt unberührt.

 

Der Anbieter kann den Vertrag ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn der Kunde für zwei auf einander folgende Monate mit der Bezahlung der Preise bzw. eines nicht unerheblichen Teils der Preise oder in einem Zeitraum, der sich über mehr als zwei Monate erstreckt, mit der Bezahlung des Entgelts in Höhe eines Betrags, der das Entgelt für zwei Monate erreicht, in Verzug ist. Der Anbieter kann in diesem Fall zusätzlich einen sofort in einer Summe fälligen pauschalierten Schadensersatz in Höhe eines Viertels der bis zum Ablauf der regulären Vertragslaufzeit restlichen monatlichen Grundpauschale verlangen. Dem Kunden bleibt der Nachweis eines geringeren Schadens vorbehalten.

 

Die Kündigung des Kunden kann auch dadurch erklärt werden, in dem der Kunde durch entsprechende Erklärung aus seinem Kundenkonto heraus die Löschung des Kontos beauftragt.

 

Nach Ablauf der Laufzeit wird der Zugriff des Kunden auf das System gesperrt.

 

Mit Beendigung des Vertragsverhältnisses ist der Kunde verpflichtet, die von ihm gespeicherten VERARBEITUNGSDATEN mittels Exportfunktion in seinen Verantwortungsbereich herunterzuladen, sicher zu speichern und zu prüfen, ob der Export valide ist.

 

Im Falle der Kündigung des Vertrags durch den Kunden hat dieser sicherzustellen, den Export der VERARBEITUNGSDATEN vor Erklärung der Kündigung durchzuführen.

 

Im Falle der Kündigung des Vertrags durch den Anbieter werden die gespeicherten VERARBEITUNGSDATEN vom Anbieter drei (3) Wochen nach Beendigung des Vertragsverhältnisses gelöscht.

 

 

3. Datensicherheit und Datenschutz
3.1     Datenschutz

Der Anbieter befolgt die EU-Regelungen zum Datenschutz, die in der Datenschutz-Grundverordnung festgelegt sind. Um diese Anforderungen erfüllen zu können, müssen zusätzliche Vereinbarungen getroffen werden. Dazu gehört eine gültige Datenschutzerklärung, die auf https://www.anifora.io/datenschutz eingesehen und heruntergeladen werden kann. Für Unternehmen, die unter die EU-DSGVO fallen, wird ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung angeboten, der online auf der Internet-Seite https://www.app.anifora.io/avv unterzeichnet werden kann.

 

3.2     Geheimhaltung

Der Anbieter ist verpflichtet, alle vertraulichen Informationen, die er im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Erfüllung des Vertrages erhält, geheim zu halten und diese nicht weiterzugeben, insbesondere Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse des Kunden.

 

3.3     Datensicherheit

Der Anbieter hat die Verantwortung, angemessene Schutzmaßnahmen zur Verhinderung von Datenverlust und unbefugtem Zugriff Dritter auf die Daten des Kunden zu treffen. Zu diesem Zweck erstellt der Anbieter täglich Backups und speichert diese auf mehreren Servern, die redundant abgesichert sind. Der Kunde hat keinen Anspruch auf Wiederherstellung von Daten, die er selbst gelöscht hat. Es liegt im Ermessendes Anbieters, ob und wann er die Daten wiederherstellt. Der Kunde hat die Verpflichtung, seine eigenen Daten zu sichern, in dem er sie regelmäßig exportiert. Der Kunde bleibt jederzeit alleiniger Eigentümer der Daten und kann diese jederzeit anfordern, insbesondere nach Beendigung des Vertragsverhältnisses, ohne dass ein Zurückbehaltungsrecht des Anbieters besteht. Die Übergabe der Daten erfolgt über das Datennetz und die Abrechnung erfolgt nach Aufwand und Absprache. Für die Übergabe von personenbezogenen Daten gelten besondere Bestimmungen, die in der Datenschutzrichtlinie und dem AVV beschrieben sind.

 

3.4     Datenverschlüsselung

Um die Datensicherheit des Kunden zu gewährleisten, verschlüsselt der Anbieter alle Kommunikation mit dem Kundenmittels des HTTPS Protokolls. Dies schützt die Daten vor unbefugtem Zugriff während der Übertragung.

 

 

4. Gewährleistung, Verfügbarkeit
4.1     Gewähr

Der Anbieter garantiert, dass der SaaS-Dienst ordnungsgemäß funktioniert und es dem Kunden ermöglicht wird, die Software ohne Verletzung von Rechten Dritter zu nutzen. Es wird jedoch keine Gewährleistung für Mängel gegeben, die auf eine ungeeignete Hardware- und Softwareumgebung oder auf Veränderungen und Modifikationen durch den Kunden zurückzuführen sind, ohne dazu berechtigt zu sein.

 

4.2     Verfügbarkeit

Der Anbieter übernimmt keine Garantie für die durchgängige Verfügbarkeit der Plattform, da es aufgrund von technischen Faktoren, die außerhalb seiner Kontrolle liegen, zu Ausfällen kommen kann. Der Anbieter wird jedoch alles in seiner Macht Stehende tun, um die Verfügbarkeit der Plattform schnellstmöglich wiederherzustellen, und hat vorbeugende Maßnahmen ergriffen, um Ausfälle zu minimieren.


5. Haftung, Haftungsgrenzen
5.1     Allgemein

Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die aus der Nutzung der Software entstehen, es sei denn, diese beruhen auf grobem Verschulden des Anbieters oder seiner Vertreter. Der Anbieter haftet jedoch uneingeschränkt für Schäden an Gesundheit, Körper oder Leben, die aus der Nutzung der Software resultieren, sowie für Schadensersatzansprüche, die sich aus dem Produkthaftungsgesetz ergeben. In Bezug auf die Verletzung von Pflichten, die von besonderer Bedeutung sind, um den Zweck des Vertrags zu erfüllen, ist die Haftung des Anbieters auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden beschränkt.

 

5.2     Unbefugte Kenntniserlangung

Der Anbieter übernimmt keine Verantwortung für den Fall, dass unbefugte Dritte Zugriff auf persönliche Datendes Kunden erlangen oder wenn der Kunde selbst Angaben und Informationen an Dritte weitergibt, die von diesen missbraucht werden können.

 

5.3     Gespeicherte Inhalte

Der Anbieter haftet nicht für die Inhalte, die der Kunde auf der Plattform speichert. Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass die Inhalte, die er speichert, keine gesetzlichen Verstöße beinhalten. Der Anbieter übernimmt keine Verantwortung für die Inhalte, die der Kunde hochlädt oder speichert.

 

5.4     Ansprüche Dritte

Die Vertragsparteien verpflichten sich, sich gegenseitig von allen Ansprüchen und Schadensersatzforderungen zu befreien, die durch eine Verletzung von Rechten Dritter durch eine der beiden Vertragsparteien entstehen. Diese Freistellung beinhaltet auch die Kosten für die Verteidigung gegen diese Ansprüche, sofern die betroffene Vertragspartei die Zustimmung der anderen Vertragspartei für eine Einigung oder Anerkennung dieser Ansprüche hat.

 

5.5     Verdacht auf Rechtswidrigkeit

Der Anbieter hat das Recht, den Zugang des Kunden zum System sofort zu sperren, wenn es Anzeichen dafür gibt, dass die gespeicherten Daten illegal sind und/oder die Rechte Dritter verletzen. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn Gerichte, Behörden oderandere Personen den Anbieter darauf aufmerksam machen. Der Anbieter wird den Kunden unverzüglich über die Entfernung der Daten und die Gründe dafür informieren. Sobald der Verdacht sich als unbegründet erweist, wird die Sperre aufgehoben.

 

5.6     Ausschuss steuerlicher Haftung

Der Anbieter übernimmt keine Verantwortung für die Richtigkeit und die Einhaltung von steuerlichen und rechtlichen Vorschriften bei den vom Kunden erstellten oder heruntergeladenen Dokumenten wie Rechnungen, Stornorechnungen, Abrechnungen, VAT-Umsatzlisten, Rechnungsausgangsbücher, OSS-Meldelisten, Intrastat und Verbringungslisten. Ferner leistet der Anbieter keinerlei Steuerberatungen im Sinne des Steuerberatungsgesetzes (StBerG).

 

5.7     Datenverarbeitung

Der Anbieter ist nicht dafür verantwortlich, die erstellten Dokumente auf Dauer auf seinen Servern zu speichern. Er setzt angemessene Maßnahmen, um die Datensicherheit der gespeicherten Transaktionen und Adressdaten zu gewährleisten. Allerdings haftet er nicht für die Aufbewahrung der Dokumente und insbesondere nicht für die Einhaltung der steuerlichen und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen (§§238, 257 HGB; § 147 AO) während eines gültigen Abonnements.

 

 

6. Besondere Bedingungen für den Abruf von Transaktionen oder Dokumenten aus externen Quellen
6.1     Kontenzugriff

Der Anbieter hat Funktionen, mit denen der Kunde Transaktionen und Dokumente automatisch von externen Quellen (z.B. Webportale anderer Anbieter und E-Mail-Konten) abrufen und in seinem Konto speichern kann. Wenn für den Abruf dieser Informationen Zugangsdaten (z. B. Benutzername, Passwort) erforderlich sind, muss der Kunde diese dem Anbieter zur Verfügung stellen und der Anbieter speichert sie verschlüsselt für zukünftige Abrufe. Der Anbieter weist darauf hin, dass die automatisch abgerufenen Dokumente möglicherweise sensible und vertrauliche Informationen enthalten können.

 

6.2     Legitimierung

Der Kunde ermächtigt den Anbieter, Transaktionen und Dokumente automatisch aus externen Quellen wie Webportalen anderer Anbieter und E-Mail-Konten abzurufen und in seinem Account zu speichern. Dazu muss der Kunde dem Anbieter die notwendigen Zugangsdaten bereitstellen und diese für zukünftige Abrufe speichern. Der Kunde bestätigt, dass die automatisch abgerufenen Dokumente vertrauliche Informationen enthalten können und dass der Anbieter als sein Bevollmächtigter handelt.

 

6.3     Verantwortlichkeit

Der Anbieter ist nicht verantwortlich für die Nutzung des automatisierten Abrufs von Transaktionen oder Dokumenten durch den Kunden. Der Kunde ist allein verantwortlich für die Einhaltung von Vereinbarungen mit Dritten, die die Nutzung des automatisierten Abrufs verbieten könnten. Der Anbieter übernimmt keine Verantwortung für etwaige Verstöße des Kunden in diesem Zusammenhang.

 

7. Support und Kundendienst

Der Anbieter wird Anfragen (per Ticket-System) des Kunden zur Anwendung der vertragsgegenständlichen Software so rasch wie möglich nach Eingang beantworten.

 

 

8. Mitteilungen

Sämtliche Mitteilungen sind schriftlich an die angegebenen Adressen zu richten. Die Übersendung via E-Mail genügt dem Schriftlichkeitserfordernis. Die Vertragspartner sind verpflichtet, dem anderen Vertragspartner Adressänderungen unverzüglich bekannt zu geben, widrigenfalls Mitteilungen an der zuletzt schriftlich bekannt gegebenen Adresse als rechtswirksam zugegangen gelten.

 

 

9. Schlussbestimmungen

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ungültig sein oder werden, bleibt die Gültigkeit aller anderen Punkte bestehen.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Das UN-Kaufrecht findet keine Anwendung.

Gerichtsstand ist Düsseldorf.

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